1с 8 график работы. Неполное рабочее время: настройка графика и расчет зарплаты
Здравствуйте уважаемые посетители сайта . Сегодня мы поговорим о том, как в программе 1С ЗУП 3.0 (3.1) настроить расчет зарплаты сотруднику, который трудиться в организации на полставки по графику неполного рабочего времени .Мы поговорим о том, как настроить саму программу, чтобы она умела учитывать таких сотрудников, как правильно настроить график неполного рабочего времени , а также разберем особенности расчета для сотрудников с окладом в часах (вид начисления «Оплата по окладу (по часам)») и с окладом в днях (вид начисления «Оплата по окладу»).
✅
✅
На основании статей Трудового кодекса РФ (93, 74,203) по соглашению между работником и работодателем могут устанавливаться как при приеме на работу, так и впоследствии неполный рабочий день (смена) или неполная рабочая неделя. При работе на условиях неполного рабочего времени оплата труда работника производится пропорционально отработанному времени или в зависимости от выполненного им объема работ. Оклад устанавливается из расчета полного рабочего времени.
Итак, разберем на конкретном примере как оформить сотрудника на работу на полставки, и каким образом в 1с ЗУП 8.3 настроить график неполного рабочего времени (Неполный рабочий день) . С 01.11.2016 г. примем в организацию — Семенова Ф.Б.. В программе ЗУП 3.0 (3.1) в документе «Прием на работу» мы можем устанавливать сотрудникам различные ставки. Например, 1(ставка), 1\8(восьмая часть ставки),1\4(четверть ставки), 1\3(треть ставки), 1\2(пол ставки), 2\3 ставки (две третьих ставки), произвольное количество ставок (любую произвольную дробь), а также можем указывать ставку в виде десятичной дроби. Сотруднику Семенову Ф.Б. укажем — 1/2 ставки.
Настройка графика неполного рабочего времени в 1С ЗУП 3.0 (3.1) и расчет зарплаты сотрудника
Далее настроим график работы Неполный рабочий день. Для этого откроем раздел «Настройка» и в журнале документов «Графики работы сотрудников» создадим график работы с наименованием «Неполный рабочий день (20 часов)». Нажмем кнопку Изменить свойства графика и в открывшемся окне «Настройка графика работы» установим флажок — Неполное рабочее время , вид неполного рабочего времени – Неполный рабочий день . Также установим флажок Считать норму по другому графику – Пятидневка (график нормальной продолжительности рабочего времени). Заполним расписание работы, проставим с понедельника по пятницу продолжительность рабочего дня — 4 часа(Явка), длительность рабочей недели посчитается автоматически – 20 часов. Все параметры мы установили, далее нажмем кнопку «ОК» и график «Неполный рабочий день (20 часов)» заполнится в соответствии с установленными настройками. Теперь в документе «Прием на работу» мы можем указать данный график работы нашему сотруднику.
Рассмотрим два варианта оплаты сотрудника, работающего на полставки на графике Неполный рабочий день, но при различных плановых начислениях.
Расчет зарплаты сотрудника, работающего на полставки, при плановом начислении «Оплата по окладу (по часам)»
✅
✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:
✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:
В документе «Прием на работу» на вкладке «Оплата труда» назначим работнику плановое начисление Оплата по окладу (по часам). В настройках данного вида начисления указано, что результат рассчитывается по формуле Оклад*ВремяВЧасах/НормаЧасов.
Теперь мы можем предположить, как рассчитается зарплата этого сотрудника за ноябрь:
- Оклад - в размере 40000 рублей задан из расчета работы на полной ставке,
- ВремяВЧасах – это отработанное время по графику неполного рабочего времени (Неполный рабочий день(20 часов)),
- НормаЧасов – это часы по графику полного рабочего времени (Пятидневка).
Если сотрудник отработает полностью весь месяц, то отработанное время по графику «Неполный рабочий день(20 часов)» составит — 83 часа, а норма времени по графику Пятидневка – 167 часов. Соответственно расчет получится следующий: 40000*83/167=19880,24 рублей.
Заполним документ , укажем месяц начисления — Ноябрь. Как видим расчет получился именно таким как мы, и предполагали.
Но стоит обратить внимание, что сумма получилась меньше 20 000 рублей. В данной ситуации это может показаться сотруднику несправедливо, поскольку 19 880 это меньше половины от оклада по полной ставки (40 000). Почему так происходит? Дело в том, что в ноябре есть предпраздничный день – это «3 ноября» и время работы в этот день сокращается на 1 час. Это программа и сделала.
Если же мы всё-таки хотим начислить сотруднику зарплату в размере 20000 рублей, то можно скорректировать график неполного рабочего времени вручную, установив время работы в предпраздничный день – 3,5 часа. Соответственно норма времени в часах за месяц составит 83,5 часа, т.е. ровно половина от 167 часа (по графику Пятидневка).
Пересчитаем документ Начисление зарплаты и взносов . Теперь мы видим, что в ноябре сотрудником отработано 83.50 часа. Соответственно – 40000*83.5/167=20000 рублей.
Расчет зарплаты сотрудника, работающего на полставки, при плановом начислении «Оплата по окладу»
✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1:
✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:
✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:
В документе «Прием на работу» на вкладке «Оплата труда» изменим работнику плановое начисление на Оплату по окладу . В настройках данного вида начисления указано, что результат рассчитывается по формуле Оклад*ДоляНеполногоРабочегоВремени*ВремяВДнях/НормаДней:
- Оклад — мы указали, это сумма в 40 000 рублей,
- ДоляНеполногоРабочегоВремени - количество ставок на которое устраивается сотрудник. В данном случае равна 0,5, т.к. наш сотрудник принимается на полставки,
- Время в днях – это фактически отработанное количество дней за месяц по графику Неполный рабочий день (20 часов) ,
- Норма дней - определяется по графику Пятидневка .
ДоляНеполногоРабочегоВремени является очень важным показателем в формуле, если его не будет, то зарплата рассчитается по полной ставке, т.е. в размере 40000 рублей. В виде начисления «Оплата по окладу» фактически отработанное время и норма считаются в днях. Таким образом показатель «время в днях» (по сути рассчитанный на основании графика неполного рабочего времени) и «норма дней» по графику Пятидневка будут одинаковые — 21 день для нашего примера, поэтому данная пропорция в результате даст 1. Для того чтобы оклад все-таки пересчитался в соответствии с количеством ставок, на которое принят сотрудник, разработчиками был внесен показатель ДоляНеполногоРабочегоВремени .
Заполним документ Начисление зарплаты и взносов за ноябрь и посмотрим, как на этот раз рассчитается зарплата сотрудника. На вкладке «Начисления» мы видим Плановое начисление – Оплата по окладу, отработано – 21 день, Норма времени – 21 день. Также, обратите внимание, появился новый показатель Доля неполного времени – 0.5. Расчет произведен в соответствии с формулой Оклад*ДоляНеполногоРабочегоВремени*ВремяВДнях/НормаДней : 40000*0,5*21/21=20000 рублей.
Таким образом, для корректного расчета зарплаты в программе 1С ЗУП 3.0 (3.1) необходимо при приеме на работу правильно указать то количество ставок, на которое принимается сотрудник и правильно настроить график неполного рабочего времени.
3.1, как показывает практика, вызывает массу вопросов. И что только не придумывают бухгалтера в программе по настройке и расчету заработной платы по сотрудникам, которые работают сменами. И, поэтому, в этой статье, хочется уделить данному вопросу особое внимание.
Так как выполнение корректных, начальных настроек в программе – это 95 % успеха для верного автоматического расчета начислений заработной платы, а так же верный расчет взносов и НДФЛ и, следовательно, правильное заполнение регламентированных отчетов 6-НДФЛ, расчет страховых взносов, 2-НДФЛ и т.д. Итак, давайте представим ситуацию, что сотрудники работают сменами по два рабочих дня, по 12 часов через два дня отдыха. Такой режим подразумевает работу двух сотрудников поочередно, поэтому настраивать будем два графика, для каждой смены он будет свой. В нашем примере получается, что две смены, а так на практике может быть и три и четыре, со смещением в день или два. Поэтому, сколько на предприятии смен, столько и графиков необходимо настраивать.
В программе 1С:ЗУП 3.1 в меню настройка , графики работы сотрудников , необходимо создать график и назвать его, например: Первая смена 2 по 12 (Рис.1).
Теперь, смотрим, как настроить график первой смены, через свойства (Рис.2, п. 1). Устанавливаем галочку - по циклам произвольной длины (Рис.2, п.2). При настройке - учет праздников, предопределит в график праздничные дни, как выходные. Предположим, что в нашем примере в праздники сотрудники работают, поэтому для нашего примера флаг ставить не нужно (Рис.2, п.3). Проставленный флаг - суммированный учет , позволит переработки отражать за выбранный период времени (Рис.2, п.4). Определяем, какие часы входят в двенадцатичасовую смену. Ночное время, согласно ч. 1, ст. 96 ТК, время работы с 22.00 до 06.00. Поэтому, если смена выпадает на эти часы, то необходимо установить флаг – ночные часы (Рис.2, п.5).
Определить способ оплаты ночных часов нужно при заполнении начальной настройки программы на закладке – почасовая оплата – используется доплата за работу в ночное время (рис.3).
Если начальная настройка была произведена без возможности начисления оплаты ночных часов, то к ней можно всегда вернуться в ходе работы при включении в программе – все функции – обработки – начальная настройка программы (Рис.4).
Рабочая смена с 12.00 до 24.00, а это значит, что 2 часа из 12 рабочих относится к ночному времени. Таблицу расписания работы следует заполнить - один повторяющийся фрагмент графика работы: 10 часов в дневное время и 2 часа в ночное. Второй день заполняется аналогично. А 3 и 4 день – выходные дни. Поэтому день (3,4) заполняем, а в поле явка ночные и дневные часы ставим - ноль (Рис.5).
Для создания графика работы 2-ой смены следует, либо установить другую дату отсчета, либо поменять местами рабочие и выходные дни (Рис.6).
Сохраняем кнопкой – ОК , происходит автоматическое заполнение графика на весь текущий год. Обращаю ваше внимание, что в январе первая смена начинает работать с 1 января, а 3 и 4 января отдыхает (Рис. 7).
Соответственно, при заполнении второго графика (Рис.6) называем его: Вторая смена 2 по 12, сотрудники приняты по нему будут работать 3 и 4 января, а 1 и 2 января соответственно отдыхать (Рис. 8).
На этом сегодня все! Надеюсь, данная статья вам будет полезна в ведении учета на вашем предприятии. Я буду очень благодарна, если вы напишите ваши комментарии, так как только обратная связь с вами позволит мне понять, насколько данный вопрос актуален или нет. А может быть его нужно еще раскрыть более подробно, или у вас есть смежные вопросы, которые необходимо затронуть в следующих статьях. В любом случае, только вы, уважаемые читатели – мой путеводитель!
В обязанности каждого работодателя входит вести учет рабочего времени сотрудника, и часто возникают ситуации, когда сотрудники не могут соблюдать ежедневную или еженедельную норму рабочего времени. В этом случае организации ведут суммированный учет рабочего времени для того, чтобы продолжительность рабочего времени за определенный учетный период не была выше нормы рабочих часов. Настроить этот учет поможет «1С:Зарплата и управление персоналом 8».
График работы при сменной работе
Рассмотрим, как реализован учет смен в «1С:Зарплата и управления персоналом 8», ред. 3.1.5, в версиях ПРОФ и КОРП.Следует различать понятия сменная работа и суммированный учет, так как сменная работа — это не всегда суммированный учет.
Согласно законодательству сменная работа - это работа от двух до четырех смен, которая вводится, когда продолжительность ежедневной работы больше допустимой. Организации используют смены для увеличения объемов выпуска продукции или оказываемых услуг, а также для эффективного использования оборудования. Из этого следует, что если смена не превышает норму времени для работника, то в суммированном учете нет необходимости.
В версии ПРОФ отдельных настроек для учета сменной работы нет, мы для каждой смены создаем отдельный график работы, в настройках которого указываем способ заполнения по циклам произвольной длины, при необходимости устанавливаем флажок «Суммированный учет рабочего времени ». В расписание работы мы указываем количество дней цикла и заполняем часы работы сотрудника по дням. Сложность такого учета возникает при формировании штатного расписания.
Возникает вопрос какой нам необходимо указывать график работы, ведь график влияет на ФОТ? Можно указать график одной из смен в позиции штатного расписания и при принятии на работу или кадровом переводе уточнять график работы сотрудника. Второй вариант - создать несколько позиций штатного расписания с разными графиками или вообще не указывать график для позиции.
В «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» редакции 3.1.5 у нас появились новые возможности расчета зарплаты. В программе можно создавать режимы работы, которые позволяют объединять однотипные графики, а также в штатном расписании для каждой позиции указывать режим работы, в котором учитываются сменные графики для более точного расчета ФОТ сотрудника. Для этого в настройках «Расчета зарплаты » установим флажок «Использовать режимы работ сотрудника» , после чего в разделе «Настройка » появляется справочник «Режимы работы сотрудника», где создаем режимы работы для каждой группы смен.
При создании режима мы указываем способ заполнения как в графиках работы: учитываются ли праздничные дни и используется ли суммированный учет. Далее нам необходимо указать графики работы, которые относятся к данному режиму работы, графики можно выбрать из ранее созданных в программе или создать новые.
Теперь в штатной позиции мы можем указать режим работы, и ФОТ рассчитается исходя из среднего числа дней или часов, рассчитанных из данных объеденных графиков. Средние значения можно просмотреть в режимах работы, программа рассчитывает их автоматически. При приемах на работу или кадровых перевод мы также указываем график работы.
Смены работы в «1С»
В КОРП реализован и механизм смен работы. В настройках «Расчета зарплаты » для этого есть отдельный флажок «Использовать смены работы» , который позволяет в режиме работе сотрудника указать способ заполнения по сменам и по ссылке «Смены работы сотрудника» создать смены и описать их. В описании указываем код и наименование смены, время начала и окончания смены, вид времени (явка, ночные часы). При этом для каждого вида времени в смене заполняется отдельно время и указывается вид времени, часы просчитываются автоматически программой.
Когда мы создали смены, необходимо заполнить шаблоны заполнения графика, где указываем один цикл чередования смен, при этом мы можем создать графики работы автоматически. Если после данных настроек открыть график работы, то по дням указывается не только количество часов, но и смена сотрудника. Также смену мы можем указать и в документе «Табель ».
Для сменных работ в версии КОРП помимо индивидуального графика возможно создать индивидуальный график сменности, в котором мы можем сотрудникам изменять не время, а смену, при этом время пересчитывается автоматически.
В организации часто используются «переходящие смены». Переходящая смена - это смена, которая начинается в одном календарном дне, а заканчиваются в другой.
Пример.
В производственном процессе возникают ситуации, когда к примеру сотрудник отработал смену до восьми утра, а после заболел и с этого же дня взял больничный.
Возникает вопрос, что ему оплатить: рабочие часы или больничный, или у сотрудника отпуск закончился в день начала смены, выходить ли ему на работу в полночь и дорабатывать смену до утра или пропустить вторую часть смены? И как дать понять программе, что сотрудник не работал часть смены, или оплатить рабочие часы, а не больничный, ведь у больничного приоритет выше, и программа не оплатит восемь часов в первый день больничного листа. А также как оплатить смену, если день начала смены пришелся на последний день месяца?
В версии ПРОФ в первых двух случаях будет необходимо отредактировать вручную время в документе «Табель ». Оплата же произойдет за часы или дни, отработанные в месяце начисления, то есть оплата второй части смены произойдет в следующем месяце.
В КОРП-версии есть возможность так же, как и в ПРОФ, разбивать время работы по календарным дням, но и есть возможность определять количество смен и производить оплату по отработанным сменам, при этом возможно записывать все время смены в день начала смены.
Рассмотрим более подробно данную возможность. Вариант по умолчанию настраивается в настройках «Расчета зарплаты », если флажок «Отражать часть смены, переходящие на следующие сутки в день начала смены» не установлен, то смены будут учитывается по календарным дням. Если же флажок установлен, то все время будет учитываться в день начала смены. Данную настройку так же можно установить для каждой смены в графике рабочего времени или документе «Табель». Более гибкая настройка учета времени смен позволяет автоматически правильно рассчитать начисления сотрудникам организации.
Функционал программы при суммированном учете рабочего времени в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» в версиях ПРОФ и КОРП одинаковый. Настройка суммированного учета в программе влияет на расчет оплаты по среднему заработку и регистрации переработки при суммированном учете. Чтобы в программе была возможность регистрировать переработку в настройках «Расчета зарплаты» необходимо открыть «Настройку состава начислений и удержаний» на вкладке «Почасовая оплата» установить галочку «Переработки при суммированном учете рабочего времени» .
В графиках работы мы можем установить флажок, что это график суммированного учета, а также указать из чего программа будет рассчитывать норму времени для расчета доплаты за переработку сотрудника. Норма может устанавливаться исходя из производственного календаря, указанном в графике, по данному графику работы или по другому графику.
Учетный период при суммированном учете рабочего времени
Обратите внимание: учетный период при суммированном учете может быть не месяц, а к примеру квартал или полугодие, но не более одного года, а для сотрудников, работающих во вредных или опасных условиях труда, максимум три месяца. Чтобы указать для графика работы, что является учетным периодом, нам необходимо создать для них дополнительный реквизит. Дополнительные реквизиты находятся в разделе «Настройка - Общие настройки». Создаем дополнительный реквизит для графиков работы и даем наименование, к примеру, «Учетный период », на вкладке «Значения» указываем необходимые. Теперь в графике мы можем задать необходимое значение учетного периода.Регистрация переработки производится документом «Регистрация переработки» . Данный документ вводится перед расчетом зарплаты, норма времени берется согласно настройке графика работы, документ также учитывает зарегистрированные в программе неявки. Количество часов, которые мы оплатим в полуторном размере или двойном размере пользователь определяет самостоятельно. Если сотрудник увольняется и ему необходимо рассчитать переработку, необходимо просто создать документ увольнения, в котором программа автоматически рассчитает переработку как в специализированном документе.
Материалы , март 2018.
Табель учета рабочего времени в 1С ЗУП 8.3 ведется по тем сотрудникам, заработная плата которых зависит от количества отработанного времени (повременщики).
Существует два способа учета отработанного времени:
- Учет отклонений от планового времени. В данном случае фиксируются все неявки на работу (отгул, отпуск, больничный и т. п.). Данный способ учета так же отражает незапланированные работы (сверхурочные).
- Данный способ отражает не только незапланированные работы и неявки, но и время, отработанное по графику – сплошная регистрация.
Если вас интересует, где найти табель учета рабочего времени в 1С Бухгалтерия 8.3, томить не буду — его там нет. Для целей расширенного учета по з/п специально приобретается решение 1С ЗУП 8.3. О ней мы и поговорим.
Первым делом необходимо на текущий год (на год ведения табеля). В меню «Настройка» выберите пункт «Производственные календари».
Если календарь не был ранее создан, его необходимо создать и заполнить автоматически, проверив корректность и при необходимости внести изменения.
Графики работы
После заполнения производственно календаря в 1С ЗУП, вам необходимо создать и заполнить графики работы сотрудников. Для этого перейдите в меню «Настройка» и выберите пункт «Графики работы сотрудников».
График можно заполнить автоматически, при необходимости скорректировав.
Графики работы можно задать для сотрудников такими документами, как, «Прием на работу» и «Кадровый перевод».
В ЗУП есть возможность массово изменять график работы сотрудникам.
В таких ситуациях, когда у сотрудника на определенный период времени изменялись условия рабочего времени (например, сокращенный день), для них указываются индивидуальные графики. Настройка индивидуальных графиков располагается в меню «Зарплата». При наличии индивидуального графика у сотрудника за определенный период, программа не будет учитывать основной.
Заполнение табеля учета рабочего времени в 1С ЗУП
Табель учета рабочего времени в 1С ЗУП 8.3 находится в разделе «Зарплата», пункт «Табели». В табеле используются обозначения, которые находятся в справочнике «Виды использования рабочего времени». При необходимости указания нескольких видов времени, каждый из них указывается в отдельной строке.
Табель можно заполнить автоматически, скорректировав при необходимости данные. На некоторых предприятиях используются СКУД (системы контроля и управления доступом). Вся суть заключается в том, что все входы и выходы фиксируются при помощи электронно-пропускной системы. Эти данные можно перегрузить в табель учета рабочего времени, исключая при этом необходимость вести его вручную.
Для того чтобы была возможность изменять данные в табеле относительно графика работы, в настройках программы нужно снять галку «Проверять соответствие фактического времени плановому». В противном случае если в табеле будет указано рабочее время, например, в выходной по графику работы, документ не будет проведен.
Следует помнить, что при одновременном ведении и табелей и документов отражения, табель будет иметь высший приоритет при получении отработанного времени для расчета зарплаты.
Форма Т-13
В 1С ЗУП 3.1 для просмотра отработанного времени есть печатная форма «Т-13». Сформировать данный отчет можно из раздела «Зарплата», выбрав пункт «Отчеты по зарплате». Необходимый вам отчет будет называться «Табель учета рабочего времени Т-13».
Когда сотрудники организации работают не только по стандартной пятидневке, но еще и по сменными графикам, неизбежно возникают вопросы о том, как корректно отразить в программе начисления таким людям. Ведь устанавливать обычные графики работы в этом случае неудобно и неправильно, т.к. общее количество рабочих часов в месяце не будет совпадать, а значит, программа неверно рассчитает зарплату. Какие настройки нужно сделать, чтобы таких проблем не возникло?
Первым делом нужно разобраться, с какими графиками мы имеем дело. Если ваши сотрудники работают по стандартной схеме - сутки через трое, два через два и прочее и она остается постоянной долгое время, то будем использовать один вариант. Если же в течение месяца постоянно случаются выходы на работу вне графика, замещения заболевших сотрудников и т.д., а значит нет определенного жесткого графика, работы для расчетчика зарплаты будет немного побольше. Рассмотрим оба эти варианта подробнее.
В первом случае необходимо создать новый сменный график и просто устанавливать его сотрудникам при приеме на работу или кадровом перемещении. Для этого нужно на рабочем столе на закладке "Предприятие" выбрать пункт "Графики работы".
Добавляем новый график, пишем его название и нажимаем кнопку "Заполнить график".
Если какой-то из шаблонов нам подходит, то выбираем его и проставляем галочки об учете ночных и вечерних часов, если нет - нажимаем "настроить вручную" и "Далее".
Будем настраивать график два через два (день-ночь), смены по 12 часов с учетом ночных.
Указываем, с какой даты начинаем отсчет графика (это будет первая смена, в нашем случае 12 часов дневной работы) и добавляем в таблицу новую смену. Пишем название и указываем время с 8 до 20.
Затем добавляем в таблицу вторую строчку и добавляем новую смену - ночную.
Затем добавляем 3 и 4 пустые строки (это выходные) и нажимаем "Заполнить".
В заполненном графике проставляются две рабочие смены через две, причем во второй рабочей смене 8 ночных часов. График должен выглядеть следующим образом.
Теперь вы можете увидеть точное количество рабочих часов в каждом месяце, в том числе ночных и зарплата для сотрудников, которые работают точно по такому графику, будет рассчитываться верно. Осталось только назначить его при приеме на работу или кадровом перемещении.
Как правило, таких графиков должно быть четыре, т.к. в нашем случае, в тот день, когда одна смена работает в день, вторая - в ночь, а две другие в этот день отдыхают.
В том случае, если график каждый месяц меняется, необходимо использовать документ "Индивидуальные графики работы", расположенный на закладке "Расчет зарплаты".
Создаем новый документ и добавляем в него сотрудников. Данные можно вводить по дням или сводно за период. При нажатии на кнопки "Ночные" и "Вечерние" появляются соответствующие строки в таблице.
Заполнять такой документ нужно ежемесячно в случае нестабильного графика. Этот способ ввода информации корректнее и удобнее, чем вручную исправлять табель учета рабочего времени. Документы можно копировать, если различия из месяца в месяц не очень большие.