3 планирование личной работы менеджера. План работы менеджера по продажам

Самоменеджмент, сущность

Самоменеджмент

Лекция № 38

Труд менеджера - это особый вид профессиональной деятельности, состоящий в интеграции и координации всех управленческих функций. Многообразие и сложность выполняемых менеджером функций определяют творческий характер и высокую интенсивность его труда. Творчество в работе менеджера проявляется в научном подходе, профессиональном искусстве и стиле управления. Эффективное выполнение менеджером своих функций достигается на основе Самоменеджмент.

Самоменеджмент - это целенаправленное использование менеджером научно обоснованных и испытанных методов работы с целью наилучшего использования своих профессиональных возможностей и рабочего времени. Самоменеджмент включает: постановку целей, планирование деятельности, принятие решений, их реализацию; организацию распорядка дня и личного трудового процесса; самоконтроль и контроль полученных результатов; обмен информацией, необходимой во всех фазах Самоменеджмент.

Постановка цели - это взгляд в будущее, выявление скрытых и явных потребностей и задач. Поставленные цели активизирую трудовую деятельность, действуют как движущая сила, которая исчезает только после достижения поставленной цели. Цели служат инструментом концентрации сил на действительно ключевых направлениях деятельности. Хорошо организованный.менеджер настойчиво придерживается своей целевой стратегии. При ее выполнении большую помощь ему оказывают промежуточные цели, которые позволяют: сосредоточить силы на задачах, обеспечивают достижение главных целей.

Планирование работы менеджера - это определение видов, объемов работ и их распределение во времени. Планирование включает:

Составление перечня работ;

Определение объема работ и распределение их по значимости на особо важные, средней важности и менее важные;

Составление рабочего плана по особо важным работам. В планировании обычно используются три периода времени: год, квартал, неделя. Можно составлять распорядок дня и на день, на неделю, на месяц. Каждый менеджер решает сам для себя как удобнее.

Планирование на год состоит из двух частей. Первая часть составляется с точки зрения обязанностей, а вторая - с точки зрения возможностей продвижения по службе.

Квартальное планирование - это вариант целенаправленного менеджмента. Оно предусматривает постановку и достижение нескольких достаточно крупных целей.

В недельном планировании нужно перечислить цели и задачи на неделю, ранжируя их по значимости выполнение в течение недели.

Принятие решений предполагает выбор первоочередных задач и дел. Наиболее организованные менеджеры отличаются тем, что во время рабочего дня успевают решить множество разных вопросов. Бывает, что в течение определенного времени они заняты решением только одной единственной задачей, но зато доводят его до конца, придерживаясь списка приоритетов, включенных в план в соответствии с их очередностью. Это позволяет достичь соблюдение установленных сроков выполнения работ, получение большого удовлетворения от рабочего дня и результатов работы; избежать конфликтов, стрессовых перегрузок; исключить дела, которые могут быть выполнены другими.

Каждый менеджер в сфере своей деятельности принимает необходимые решения под свою личную ответственность. Решения должны быть приняты вовремя, обязательными для исполнения, четкими, с соответствующим обоснованием. В необходимых случаях решения могут пересматриваться. Сложное решение следует принимать после соответствующего обсуждения с компетентными сотрудниками. Принимать решения в сфере ответственности сотрудников менеджер может только в исключительных случаях, информируя об этом сотрудников. Решения, принятые менеджером, должны восприниматься подчиненными лояльно.

Организация распорядка дня и личного трудового процесса. Менеджеру приходится решать множество личных проблем. Замечено, что многие менеджеры концентрируют свои усилия на решении текущих вопросов по производству и сбыту, уделяя мало внимания стратегии развития предприятия. Нужно в полной мере осознавать то, что планомерная организация работы менеджера является важной не только для него самого, она должна служить примером рациональной организации труда для других. В этих целях каждый менеджер должен придерживаться следующих правил:

Создать благоприятные условия труда для своих сотрудников, доверять им и стимулировать их деятельность;

Проанализировать свою деятельность. Выяснить, какие дела в порядке и на какие нужно обратить особые внимания;

Определить те области ключевого значения в которых необходимо достичь успеха;

Для каждой отдельной области деятельности сформулировать 2-3 мероприятия, которые положительно повлияют на достижение результатов;

Определить сроки, в которые необходимо проконтролировать выполнения поставленных целей и обсудить темпы их выполнения;

Заботиться о том, чтобы менеджеры знали в широких деловых кругах;

Изучить возможность выполнения поставленной задачи, перед тем как за нее браться.

Делегирование. В обязанности каждого руководителя входит умение передать сотрудникам выполнение части своих функций и полномочий. Что надо учитывать при принятии решения о передаче полномочий другими:

1. Важность передаваемых работ.

2. Сроки, в которые можно справиться с работой.

3. Ранжировать «что, почему и как», ставя следующие вопросы:

Каковы задачи? Что мы сделаем?

Почему мы выполняем данные задачи? Почему, вообще,

нужна моя должность? Почему именно я делаю это? Как я выполню свою работу? Как я это делаю?

На вопрос «почему?» должен отвечать руководитель. Ответ на вопрос «Что?» зависит от того, какую часть работ передает менеджер. Хороший руководитель оставляет подчиненному отвечать на вопрос «как?».

Контроль и самоконтроль. Многие специалисты видят в нем основу своей деятельности менеджера. Контролировать - значит проверять, все ли идет согласно принятой программе. Цель контроля - найти ошибки и недостатки, а также пути их предотвращения и исправления. Система контроля представляет набор средств, позволяющих менеджеру регулярно получать информацию о том, соответствует ли работа целевым установкам, какие участки работы можно доверять другим, в каких отделах фирмы есть проблемы, решению которых надо помочь.

Правила контроля предусматривают:

Регулярность контроля.

Стратегический характер.

Контроль результатов, а не методов выполнения работ.

Выявления, как достижений, так и ошибок и недостатков.

Предоставление профессионально зрелым подчиненным свободы

действий.

Контроль в виде помощи и инструктажа.

Контроль должен способствовать повышению мотивации труда, создавать ощущения успеха. Информация является предметом и продуктом труда менеджера, а также связующим звеном в самоменеджменте. Особенно важное значение имеет информация, используемая при принятии управленческих решений. На работу с информацией уходит до 80% времени менеджера. Средствами и методами работы с информацией является чтение, переписка, делопроизводство, проведение совещаний, собраний, переговоров.

ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА МЕНЕДЖЕРА

ТЕМА 8.

1. Организация личного труда менеджера.

2. Компетенция и полномочия менеджера. Делегирование полномочий.

3. Организация проведения деловых совещаний и методы ведения переговоров.

У каждого руководителя имеется ограниченная продолжительность рабочего времени, определена ему трудовым законодательством – 8-ми часовой рабочий день. Руководитель должен так организовать свой личный труд, чтобы максимально эффективно использовать рабочее время. Неумение ценить время, рационально им распорядиться приводит к тому, что в конечном итоге – спешка, штурмовщина, некачественное выполнение работ.

Практика изучения бюджета времени менеджера за рубежом показала, что из каждой сотни менеджеров:

· только 8% не нуждаются в дополнительном времени;

· 40% необходимо 25% дополнительного времени;

· остальные требуют 50% дополнительного времени для решения управленческих задач.

Для наших менеджеров не иметь времени и работать как можно дольше стало своего рода символом статуса (служебного положения).

Но умеет ли руководитель рационально распоряжаться тем временем, которое у него есть для решения управленческих задач?

Для эффективного выполнения своих обязанностей руководитель (менеджер) должен уметь рационально использовать свой труд. Организация труда руководителя тесно связана с организацией всех процессов управления в подчинённом ему коллективе и существенно влияет на успех управления в целом.

Организация личного труда – это не личное дело руководителя. Неупорядоченность рабочего дня, вечная занятость руководителя, неумение организовать свой труд создают в коллективе обстановку неопределённости, психологической нервозности.

В организации личного труда руководителя выделяются два направления:

1. Планирование личной работы руководителя.

2. Рациональное распределение времени для выполнения конкретных задач и определение приоритетов.

Планирование личной работы руководителя – это составление плана работы на год, квартал, месяц, неделю и на каждый день. Планировать работу необходимо начинать с долгосрочного плана (год, квартал, месяц). Для этого составляется перечень наиболее важных работ года, квартала, месяца, которые постоянно повторяются, а затем устанавливаются сроки их начала и окончания. Это могут быть такие работы, как годовой отчёт, балансовые комиссии по кварталам, месяцам, участие в совещаниях за пределами предприятия и др.

Оперативное планирование работы осуществляется, как правило, не более, чем на текущую неделю, на основе которого составляется план на каждый день – распорядок дня.

Распорядок дня руководителя дисциплинирует не только его самого, но и подчинённых.

Для выполнения повторяющихся работ выделяют определённое время дня или определённый день недели. Например, в определённые дни планируется приём посетителей, совещания, а в определённые часы – работа с документами, обход подразделений и т.д.

В планировании использования рабочего времени должны быть соблюдены следующие пропорции:

· запланированные работы – 60%;

· резерв времени на непредвиденные работы – 20%;

· резерв времени на творческую деятельность – 20%.

При планировании и распределении рабочего времени руководителю рекомендуется учитывать закономерности, которые определены итальянским экономистом Вильфредом Парето (1848-1923 гг.) в так называемом принципе Парето (соотношение 80:20).

Принцип Парето в общем виде гласит, что внутри данной группы отдельные малые части имеют большую значимость, чем их удельный вес в данной группе. Как свидетельствует коммерческая практика, это соотношение оправдывается в большинстве случаев.

К примеру:

· 20% клиентов дают 80% оборота;

· 20% вкладчиков банка владеют 80% общей суммы вкладов;

· 20% исходных продуктов определяют 80% стоимости готового продукта;

· 80% конфликтов у руководителя будет с 20% подчинённых.

Перенесение этой закономерности на рабочую ситуацию руководителя означает, что в процессе работы за первые 20% расходуемого времени достигается 80% результатов. Поэтому руководителю в повседневной работе необходимо планировать в начале рабочего дня решение важных проблем, а затем второстепенных. Некоторые руководители, интуитивно сознавая важность выполнения сразу сложных задач, в своём режиме работы планируют для этого время с 8 00 до 10 00 , при этом не планируя выполнения других вопросов.

Рациональное распределение времени для выполнения конкретных работи определение приоритетов имеет большое значение в организации труда руководителя.

Перегрузка руководителя является следствием пересечения многочисленных задач, которые ему необходимо решать одновременно. Поэтому очень важно в работе руководителя проанализировать все управленческие задачи, которые необходимо решить, определить важные вопросы и второстепенные, правильно выбрать приоритеты.

Профессионализм руководителя в решающей мере определяется умением устанавливать приоритеты при решении управленческих задач.

Определение приоритетных задач является сложным процессом, поэтому в теории менеджмента имеются рекомендации, которые облегчают выбор приоритетных дел. Это использование метода АБВ-анализа и принципа Эйзенхауэра.

Метод выбора приоритетов с помощью АБВ-анализа основан на таких закономерностях, которые подтверждены опытом:

3. Менее важные и несущественные задачи (категория В) составляют 65% общего числа задач, а их значимость 15%.

Важные задачи (Б) могут выполняться руководителем или их можно поручить выполнять другим исполнителям – заместителям, специалистам.

Задачи В – менее значимые, хотя их количество большое (65%). Решение этих задач можно безболезненно поручить выполнять подчинённым, чтобы у руководителя была возможность сосредоточиться на выполнении важных дел.

Время на выполнение задач:

65% на задачи А – 3 часа.

20% на задачи Б – 1 час.

15% на задачи В – 45 мин.

4 часа 45 минут – (60 %)

В ситуациях, когда надо быстро принять решение какой задаче отдать предпочтение, рекомендуется пользоваться простым вспомогательным средством, предложенным американским генералом Д. Эйзенхауэром.

Согласно этому принципу, приоритеты устанавливают по таким критериям, как срочность и важность. По этому признаку различаются четыре возможности их выполнения:

1. Задачи А – срочные и важные дела.

2. Задачи Б – менее срочные, но важные дела.

3. Задачи В – срочные, но менее важные.

4. Менее срочные, менее важные дела.

Простота и полезность этого принципа заключается в следующем:

· задачи А выполняются сразу, без промедления;

· задачи Б выполняются в предварительно установленные сроки;

· задачи В выполняются теми, кому руководитель их поручает;

· остальные (менее важные и менее срочные) можно выбросить в корзину для бумаг.

Необходимо отметить, что применение этого принципа требует от руководителя высокого профессионализма, деловой интуиции в определении важных задач (А) и личное мужество при «сбросе» каких-то задач в бумажную корзину.

Рекомендации, которые изложены выше, могут показаться сложными, для некоторых – трудновыполнимыми, но, как свидетельствует опыт работы менеджеров крупных зарубежных фирм, после нескольких лет упорной тренировки это становиться привычкой.

Менеджер без планирования - это как лодка без паруса. Далеко ли уплывешь на веслах? Это очевидно для любого руководителя, но процесс планирования подчас мирно сосуществует с бардаком в делах и коллективе. Почему так получается? И как заставить бога хаоса плясать под свою дудку?

Потратил полчаса, расписал планы. Оставил бумажку со списком дел лома. Попросил жену продиктовать написанное по телефону. На чтение новостей не осталось времени. Встреча затянулась, значит, подготовка отчета откладывается на завтра. О, работа пошла! Ну вот, не мог он в другое время зайти. Теперь уже нет ни сил, не желания. Пойду покурю. Ой, я же обещал прислать документы! Уже не успеваю. Ладно, завтра. Надо только планы на следующий день составить.

Если составление планов менеджером не решает те проблемы, которые оно призвано решать, значит либо планы составляются неэффективно, либо надо больше стараться придерживаться плана. Если план неэффективен, его следует совершенствовать, ведь планирование требует времени, а время - валюта, конвертируемая в другие блага. Другими словами, планировать следует или хорошо, или очень хорошо.

Начнем с главного. Прежде, чем запланировать действие, стоит убедиться, что оно призвано решить какую-то проблему. Если действие не служит никакой цели, то усилия будут потрачены зря. Поэтому, планируя действия, необходимо четко представлять себе цели, которых менеджер намерен достичь в данный период, и составлять планы исходя из них. Хорошим примером плохого планирования работы менеджера может послужить карьера белки в колесе. Она тратит усилия, старается изо всех сил, и результат виден, колесо ведь крутится. Но эффективность этих трудозатрат нулевая. Конечно, предприимчивый человек предложит продавать энергию движения колеса и таким образом монетизировать процесс. Но заниматься этим будет уже не белка, а ее конкурент, потому что белка занята и ей некогда - она крутит. Так вот, чтобы не повторить ее судьбу, следует помнить, что планы должны служить стратегии, поэтому сначала планируем цели, а затем действия.

Планы должны быть выполнимы и осязаемы. Запланировать невыполнимую задачу - значит потерять время. Кроме того, слишком завышенная планка вынудит менеджера устроить саботаж самому себе и таким образом отодвинуть эти планы на неопределенное время. Выполнение каждого пункта плана должно впоследствии приносить результат, который можно описать словами или даже пощупать. Видимость будущего результата нужна не только для правильной постановки задачи , но и для мотивации - доказано, что людям нравится выполнять ту работу, которая гарантирует быстрый видимый результат. Не верите? Идите колоть дрова!

Планы необходимо ранжировать по степени важности и в первую очередь выполнять наиболее важные пункты (читайте «Матрица приоритетов Эйзенхауэра »). Баланс стоимости овчинки и вычинки никто не отменял, поэтому не стоит концентрировать усилия на выполнении тех пунктов, которые принесут минимум пользы, в ущерб более продуктивным действиям (читайте «Закон Парето или правило 80/20 »).

При планировании деятельности менеджер в обязательном порядке должен записывать свои планы, а для особо важных пунктов ставить напоминания в органайзере телефона или ПК. Часто люди ленятся искать ручку, искать последнюю исписанную страницу блокнота, надеются на свою память или на то, что коллеги не дадут забыть. Как будто у менеджера, который говорит «Я запомню», никогда не случались совещания, переговоры или мозговые штурмы , после которых ненароком задумываешься над тем как улучшить память , ведь собственный год рождения вспоминается с трудом, а все, что не связано с предметом обсуждения, кажется мелким и незначительным.

Каждый менеджер должен помнить, что планировать следует не только действия, а и время их выполнения. Часто время тратится напрасно из-за того, что разговор перешел на отвлеченные темы, и телефонный звонок или совещание затянулось. Чтобы удержаться в рамках плана, в начале разговора следует предупредить собеседника о количестве времени па беседу и очертить круг обсуждаемых тем.

При составлении планов учитывайте изменения работоспособности, и самые сложные дела оставляйте на период повышенной активности (это ни как не противоречит тому, о чем мы говорили выше – вначале важные и выгодные дела). В это время желательно установить неприемные часы, чтобы поработать с максимальной эффективностью. Учитывайте также часы снижения трудоспособности. Например, для многих работников таким является послеобеденное время. На этот период можно запланировать выполнение технических задач, не требующих высокой концентрации внимания или даже короткий дневной сон .

Если планы записываются, но не исполняются по причине безответственности менеджера, то частично решить проблему поможет обсуждение планов с окружающими. После такой декларации намерений не выполнить их будет стыдно. Это способ обмануть себя для тех, в ком совесть способна постоять за чувство ответственности.

Удивительно, но с детства человека учат чему угодно кроме стратегически важных вещей. Ни в одной школе человек не узнает, как заставить деньги работать на себя, как самостоятельно распоряжаться своими ресурсами - талантом, знаниями, временем, волевыми качествами. Принято считать, что основа успешности человека закладывается в школе, хотя очевидно, что среднее образование в первую очередь способствует вбиванию шаблонов в свободолюбивые головы, а о реализации творческого потенциала речь не идет. «Делай как все», или же «делай лучше всех, но в одобренном нами направлении» - такой посыл «звучит» в словах любого педагога.

Вероятно, стране нужны исполнители, а кто хочет быть эффективным, умеющим планировать свою работу менеджером, должен сам учиться управлять своим временем и своими ресурсами. Поэтому такая важная тема как грамотное планирование остается за бортом процесса обучения до тех пор, пока человек не придет к тому, что с этим бардаком необходимо что-то делать.

А когда начинает осваивать азы организации своего времени, оказывается, что процесс эффективен только при условии подключения волевых качеств. Поэтому в какой-то момент может показаться, что планирование - это еще один способ усложнить себе жизнь. И лишь после того, как следование плану станет привычкой, менеджер сможет оценить легкость и приятность происходящего.

Советы по планированию для менеджеров от владельцев бизнеса

Катерина Кочерва, владелица свадебного агентства «Катерина»:

«Невозможно успешно заниматься бизнесом без планирования. В своем бизнес-проекте я сначала ставлю цель, затем пишу план по ее достижению. Есть основной план, состоящий из целей, а есть план действий, который помогает достигать этих целей.

Поставив цели на три года, год (читайте «Годовое планирование »), полгода, я анализирую настоящее состояние бизнеса. Продумываю детально, что необходимо для завоевания доверия клиентов и постоянного роста уровня оказываемых услуг. Потом составляю план. Детально мы планируем работу на период в один месяц. К примеру, мы задумали весной снять видеоклип о свадьбе V IP-уровня, организованной нашим агентством. Для этого нужно договориться с подрядчиками, подобрать ресторан, написать сценарий и снять клип. На первый взгляд все довольно просто, но работа, не выполняемая строго но плану, может растянуться на месяцы.

Сначала планируем работу на месяц, потом на неделю, потом на каждый день. Я заметила, что если нет четкого плана на день (обязательно записанного па бумаге), то в плане развития бизнеса этот день показывает очень малую эффективность. Планировать необходимо и работу подчиненных, если вы хотите чтобы они показывали хорошие результаты. Составлять план - это полезная привычка. Ее можно сделать очень эффективной, и этому можно научиться. »

Юлия Гительман, владелица центра красоты Style-in-beauty:

«Планировать приходится, так как бизнес обязывает. Сначала я определяю цели, затем расписываю шаги для их достижения. Планы составляю как долгосрочные, так и краткосрочные, и для себя, и для сотрудников. К сожалению, не всегда удается придерживаться плана, так как сфера красоты подразумевает необходимость работы с людьми, в ней многое зависит от человеческого фактора. Эмоции и настроение других людей могут внести коррективы, поэтому четкое выполнение запланированного не всегда удается. Кроме того, иногда интуитивные действия не менее эффективны, чем пункты плана, поэтому неожиданно приятный эффект от них у нас не редкость .»

Александр Логвинов, совладелец веб-студии «Сироп»:

«Дела обязательно планирую, и свои, и те, которые намерен делегировать . Если не запишу, то однозначно забуду. Пока задача не записана и не делегирована, ее не существует. Долгосрочные планы пишу в блокнот, краткосрочные - на стикеры. Кроме того, рабочие планы заношу в онлайн таск-менеджер, в котором есть возможность присвоить приоритет важности и делегировать либо мне, либо ответственному за задачу. Если планы появляются когда я в пути и компьютера рядом нет, записываю в телефон, а потом переписываю.

Менеджеру планирование деятельности и рабочего времени помогает избежать бардака. Если не планировать, то творится хаос и непонятно, за что хвататься. В нашей команде не один я такой. К слову, мы для себя разработали некое подобие таск-менеджера. Возможно, усовершенствуем его и выпустим в мир .»

Владимир Здрок, владелец интернет-магазина текстиля «Textiles Shop»

«Я всегда строю планы на месяц, но, как правило, половина из них не выполняется по причине отсутствия времени или возможности. В блокнот планы не записываю, так как они могут измениться буквально за час. Я занимался юридической практикой, в этом бизнесе без планирования никак. А если говорить об интернет-магазине текстиля, то планировать можно, но список планов обычно не имеет ничего общего с тем, что будет происходить в этот отрезок времени на самом деде. А происходить будет то, что подскажет интуиция , а не то, что я напишу ранее в блокноте. В обязательном порядке записываю только отгрузки товара, чтобы вечером проверить .»

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

После установления целей начинают собственное планирование труда. Руководителю трудно или невозможно разработать конкретные планы на более или менее длительный период, так как под влиянием не предусмотренных ранее факторов их придется постоянно пересматривать. Поэтому на практике обычно ограничиваются разработкой плана работы на день, неделю, месяц. Причем последний часто не проделывают подробно, отмечая лишь неотложные и наиболее важных делави.

Организация труда менеджера предприятия тесно связана с организацией всех процессов управления в подчиненном ему аппарате и существенно влияет на успех управления в целом

Менеджер постоянно подвергается стихийному ходу событий, не управляет собственным временем, он теряет способность и возможность отличать главное от второстепенного, увидеть за конкретными ситуациями более фундаме ентальну проблему. Его решение приобретают характер оперативного погашения конфликтов. По сути, выполняя роль генерального диспетчера, такой менеджер не выполняет своих первоочередных обязанностейів.

Остаются нерешенными перспективные проблемы, а это в свою очередь порождает много новых проблем. Нередко бывает и так, что менеджеры большое значение придают проблемам и перспективным вопросам. Но свою работу они организуют так нерационально, не имеющих возможности бывать на управляемых объект объектах, лично встречаться с руководителями подразделений и другими работниками, им не хватает времени для повышения собственной квалификации. Поэтому перспективные задачи, которыми они заняты, решаются не лучшим чиноном.

Иногда менеджеры из-за нехватки времени, что является следствием плохой организации труда, рабочий день менеджера длится 10, 12 и даже 13 часов. Наконец, не остается времени на самообразование, семью, отдых, спорт т и другое. Следует иметь в виду и то, что организация собственного труда - это забота самого менеджерра.

Неупорядоченность рабочего дня, постоянная занятость, непрерывная штурмовщина по делам, которые требуют вдумчивого, планомерного решения, создают в самом аппарате управления такой стиль работы, яки й приводит к нерациональному использованию времени во всех подразделения.

Чтобы правильно спланировать распределение времени между различными видами деятельности, необходимо прежде всего его классифицировать по определенным признакам

o по характеру побудительных причин (личная инициатива, инициатива подчиненных, указания сверху, инициатива общественных организаций);

o за периодом, охватываемым руководящей деятельностью (вопрос перспективные, текущие и др.);

o по формам деятельности (индивидуальная работа , собрания, совещания, прием посетителей , телефонные разговоры, посещение рабочих мест и др.)

Планирование должно быть как долгосрочным (год, квартал, месяц), так и оперативным (неделя, один день). Начинать нужно с долгосрочного плана. Для этого необходимо составить перечень наиболее важных работ года, квартала, месяца, а затем установить сроки их начала и окончания. К работам относятся, такие, которые повторяются из года в год. Например, годовой отчет, собрание трудового коллектива по итогам года и др.. Существует практика составления рабочих графиков на один день, неделю, реже - декаду или месяц. Эти графики дисциплинируют не только труд самого менеджера, но и подчиненного ему коллективективу.

Менеджер, который планирует свою работу, должен учитывать время, необходимое для повышения деловой квалификации, уровня политических и экономических знаний, выполнения общественных поручений и прием работников во дприемства из служебных и личных вопросов.

План должен четко определять время на работу с документами, прием посетителей, пребывания в структурных подразделениях, участие в собрании акционеров и трудового коллектива, проведение совещаний с подчиненными и т.д.. Р. Разработка такого плана создает нормальный ритм работы аппарата управления, обеспечивает очередность выполнения задач, дает возможность выделить время для творческой работы, инновационной деятельности, повышение апреля алификации. Здесь менеджер компетентно и заблаговременно может заниматься постановкой и решением стратегических вопросов, продуктивно работатьти.

Процесс разработки плана личной работы менеджера предлагается осуществлять по схеме, приведенной на рис 41

. Первый этап: менеджер составляет список дел, которые необходимо выполнить в течение планового периода. Это могут быть задачи по перспективному перечня дел, не выполненных в прошлом периоде, другие дела, задачи, период методических возникают. Перечень работ следует составлять в письменной форме. Например, в перечне дел на день отражают следующие вопросы: проведение совещаний, приемов, работа с документацией, поездки, контроль, теле сти переговоры и т.д.. На этой стадии достаточно лишь приближенного ранжирование задач, т.е. распределения их по степени важности или срочностиості.

. Второй этап: после составления перечня работ на плановый период необходимо определить затраты времени, необходимого для выполнения каждого вида работы. Безусловно, это сложная задача, поскольку руководителю трудно заранее п предсказать, сколько времени требует та или иная работа. Здесь многое зависит от сложности и необычности решаемых задач, опыта и профессионализма самого руководителя, квалификации управленческого пе рсоналу и других факторов. Вместе с тем, продолжительность некоторых управленческих действий можно оценивать достаточно точно. Например, руководители заранее регламентирующие продолжительность приема посетителей по личным вопросам ь, совещаний тощтощо.

Рис 41. Схема процесса планирования личного труда менеджера

итоге, оценка затрат времени будет приблизительной, что потребует корректировки их в ходе реализации задач. Вместе с тем, установление продолжительности работ дисциплинирует руководителя, заставляет его укладываться в уста овлени сроки. Не зря говорят, что работа отнимает столько времени, сколько его на нее выделено.

. Третий этап: так как невозможно предсказать, какие задачи нужно будет выполнить в течение планового периода, следует зарезервировать время для непредвиденных дел

. Рабочее время руководителя делится на три части:

o запланированные дела - 60%. Исходя из 8-часового рабочего дня, запланированная активность не должна превышать 5-6 часов;

o резерв времени на непредвиденные работы - 20%;

o резерв времени на творческую деятельность руководителя - 20%

Таким образом, соотношение между плановым временем и резервом должен составлять 60:40

. Четвертый этап: необходимо определить фонд рабочего времени планового периода. При этом следует исходить из 5-6 часов в день. Таким образом, в недельном плане по пятидневный неделю общий фонд рабочего времени составит 40 часов, а для решения плановых задач - не более 3 30.

. Пятый этап: прежде чем окончательно установить план собственной работы, необходимо осуществить контроль путем сопоставления рассчитанных на втором этапе затрат времени на выполнение плановых работ по фондом рабочего времени. Если н необходимые затраты времени превышают фонд планового периода, необходимо пересмотреть перечень плановых работ. Менеджеру следует проранжировать плановые работы с точки зрения важности и неотложности их и изъять и второстепенные действия. Так, не очень срочные дела можно перенести на следующий период. Следует также делегировать часть работ подчиненныхглим.

. Шестой этап: менеджер составляет план своей работы к выполнению. Для удобства их рекомендуется разрабатывать с помощью дневников времени, в которых отражают задачи, необходимые действия, номера телефонов, адреса и другую в информациию.

. Седьмой этап: корректировки плана, при необходимости - внесение изменений и дополнений. Благодаря установленному резерва времени менеджер имеет возможность в течение планового периода адекватно реагировать на возможные осложнения в процессе реа ализации тех или иных задач, решать непредвиденные дела, заниматься творческой работоспособностию.

Если у менеджера нет личного плана работы, то в коллективе возникает нервное напряжение, приводят к некачественному решения задач, снижение результативности управленческого труда

Некоторые работы предусмотреть в плане невозможно. Для этого необходимо проектировать резерв времени на их выполнение, а если его будет недостаточно, то уменьшать затраты времени на запланированные работы, переносить на др. нший время или поручать их выполнение ответственному работнику аппарата управленияя.

Планирование личной работы следует рассматривать не только как составление ее плана. Здесь важным является определение времени для ее проведения, сроков начала и окончания. При этом надо учитывать все будущие виды и работ, сравнивать необходимый для работы время с плановым фондом в общем бюджете рабочего времясу.

После составления плана необходимо проявить умение и настойчивость в его исполнении, обеспечить необходимый контроль за выполнением планов другими управленческими звеньями. Контроль выполнения плана личной й работы и задач исполнителями должно быть регулярным и последовательным. Это дисциплинирует самого менеджера, а также его подчиненных, способствует эффективному использованию рабочего времени, повышению качества управления ор циямєю.

Руководителю сложно или невозможно составлять конкретные планы на длительный период, поскольку под воздействием непредвиденных факторов их придется постоянно пересматривать. Поэтому на практике, как правило, ограничиваются я разработкой плана личной работы на день, неделю, месяц. Причем в плане на месяц часто, отмечают лишь неотложные и наиболее важных делви.

На практике планирования времени заключается в его распределении по видам работ. Обобщенный распределение времени регламентируется с помощью распорядка рабочего дня, который строится с учетом распорядка дня высшего в руководства, периодичности выполнения отдельных работ. Следует иметь в виду, что с повышением уровня управленческой деятельности уменьшается время, затрачиваемое на управление основной деятельностью, и збильшует ься - на административную, организационную работу, представительство, решение социальных проблеем.

В деятельности менеджеров различных предприятий много особенностей. Поэтому менеджер должен самостоятельно, в соответствии с особенностями работ, сгруппировать их по видам на основании тех или иных признаков. Это необходимо д для учета затрат времени по видам деятельности, анализа планирования собственной роботти.

Для планирования собственной работы недостаточно иметь перечень работ невозможно знать и их фактическую продолжительность, на основе которой можно установить сроки начала и окончания работ и взаимно повязкам связывать их. Для этого надо проводить специальные наблюдения, изучать собственные затраты времени в течение рабочего дня. При этом лишь учет всех работ может дать полную картину нагрузки менеджера. Способы и формы учета зависят от его целей. Так, для совершенствования организации труда менеджера целесообразно проводить самофотографування как рабочего, так и свободного времени. Но сам учет ничего не стоит без систематического ана лезу. Именно данные анализа позволяют оценить уровень организации времени руководительівника.

Основным способом анализа является сравнение фактических затрат времени на каждый вид работ со средними затратами других руководителей того же уровня

Исследования показывают, что в общем объеме рабочего времени на личные отношения расходуется до 76% времени, в том числе:

o совещания, собрания, прием посетителей (беседы) - 23,5%;

o служебные поездки (деловые встречи) - 23,5%;

o контроль за работой объектов управления и посещение рабочих мест - 23,5%;

o телефонные разговоры - 6,5%

. Другие затраты времени менеджера составляют:

o на работу с документами - до 13,5%;

o подготовка и организация работы - 5%;

o личные нужды и отдых - 2%;

o потери рабочего времени - 3,5%

Планирование личного времени менеджера необходимо начинать с разработки определенного режима, который должен соблюдаться, уточняться и постепенно превращаться в постоянную норму

Рис 42. Рационализация затрат времени на планирование

Планирование собственной работы не требует от руководителя значительных затрат времени. Для составления плана достаточно потратить конце рабочего дня 15-20 минут. Зато преимущества планирования личного труда менедж. Жера намного превышать эти расходы частности, еще возможность возможность составить план на следующий день, четко представить задачи, упорядочить работу в течение дня, преодолеть забывчивость, сконцентрировать внимание на важнейших задачах, самодисциплинуе при выполнении задач, дает ощущение успеха в конце рабочего дня, повышает удовлетворенность и мотивацию и в целом способствует эффективности рабоаці.

Рис 43. Методы планирования личного труда менеджера

Средства планирования личной работы менеджера делятся на традиционные и компьютерные

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………………..3

Планирование индивидуальной работы менеджера

1. Планирование целей и задач управленческой деятельности…………..5

   Эффективное использование времени…………………………………..7

   Планирование личной работы менеджера……………………………..10

   Работа с документацией………………………………………………...12

   Методы и средства накопления информации и контроля…………….13

   Ответы на вопросы………………………………………………………14

   Планирование командировок…………………………………………...15

   Творческий подход к решению проблем………………………………16

   Перегрузки в деятельности менеджера - влияние на производительность труда на предприятии…………………………...19

   Организация рабочего места менеджера………………………………21

Благоприятный режим и условия труда

1.10.2. Культура управленческого труда

Диагностика умения планировать рабочий день на примере менеджера ООО «Птица»…………………………………………………………………………..26

Правовое обеспечение работы………………………………………………….31

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………………..32

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………………………….34

ПРИЛОЖЕНИЕ……………………………………………………………….................35

ВВЕДЕНИЕ

Основной целью курсовой работы является углубление и расширение знаний в области менеджмента в целом, и в планировании индивидуальной работы в частности.

Сегодня совершенно очевидно, что не только настоящее, но и будущее творят менеджеры (руководители) – люди, управляющие трудовым коллективом в самых различных сферах деятельности и обеспечивающие решение всего комплекса стоящих перед ними задач (экономических, политических, экологических и т. д.), создающие условия для жизни сотрудников.

Для того чтобы успешно справляться с задачами управления, организатору производства нужны обширные знания и умение мыслить. Он должен знать законы развития природы и общества, изучить технику и технологию производства, его экономику, организацию и планирование, а также основы управленческой психологии. Вместе с тем ему необходимы знания и в области права, социологии и информации. Управление – творческий процесс, и здесь важны не только знания, но и умение анализировать конкретные ситуации, сложившееся на данном участке производства и делать из их анализа правильные выводы.

Чтобы принять обоснованное решение, недостаточно обладать высокой профессиональной квалификацией. Многое зависит от индивидуальных способностей руководителя, его умения работать с людьми, личной инициативы, интуиции.

Как менеджер планирует свою работу, рационально ли использует свое время на работе и вне ее, развивает ли творческие подходы к решению проблем, всегда ли имеет альтернативные решения, верно ли принимает управленческие решения? Эти и многие другие вопросы сходятся в одном ключевом слове «планирование». Именно от планирования индивидуальной работы менеджера зависят эффективность и результативность деятельности фирмы. Высокая личная организованность – один из важнейших факторов преуспевания. А организованность – это, прежде всего, железная дисциплина, четко сформулированные цели и конкретные стратегии их достижения.

В курсовой работе были использованы различные источники информации, но основным из них является учебник «Основы управленческой деятельности» Шипунова В. Г. И Кишкеля Е. Н. Эти авторы с глубоким профессионализмом, ясностью и предельно доходчиво рассказывает об организации индивидуальной работы менеджера.

Для написания исследовательской части курсовой работы были использованы методы: наблюдение, тестирование и беседа, непосредственно с руководителем на примере менеджеров ООО «Птица».

1 Планирование индивидуальной работы менеджера

Планирование целей и задач управленческой деятельности

Планирование индивидуальной работы – один из важнейших элементов работы руководителя.

Индивидуальный план работы менеджера должен быть тесно связан с комплексным планом данного конкретного участка (объекта) управления, отражающим цели, которые должны быть достигнуты, а также средства их достижения.

Ясность перспективы, задач и потребностей развития участка управления является основой высокой работоспособности коллективов структурных подразделений фирмы, их руководителей, руководящих работников, общественных организаций и всех членов коллектива.

После разработки системы представлений руководителя о комплексном развитии своего участка управления и определения целей и задач по развитию своего участка управления можно составить план по такой форме:

Каждому руководителю следует увязывать свои комплексные работы с соответствующими планами выше- и нижестоящего руководства. С этой целью необходимо утвердить планы работы нижестоящих руководителей, а затем представить на утверждение собственный план вышестоящему руководителю. В процессе руководства целесообразно постоянно согласовывать свои планы с другими руководителями, находящиеся на одном уровне (горизонтальном) управления. Это дает возможность точнее увязывать содержание и сроки комплексных планов. При разработке комплексных планов особое внимание следует обращать на возможность реализации поставленных в плане задач. 1

Таким образом, планирование целей и задач управленческой деятельности является самым главным элементом работы руководителя, так как с этого и начинается сам процесс планирования. Для этого нужно правильно сформулировать мероприятия и сроки их проведения. Ведь если хоть одно мероприятие не провести, то организация понесет после этого немалые убытки. Поэтому и ставятся цели, чтобы их реализовать.

1.2 Эффективность использования времени

Планы - это непременная часть деятельности любой организации. Однако эффективность деятельности менеджера зависит от того, умеет ли он планировать свою собственную деятельность. Ведь менеджер- это человек, на котором лежат определенные обязанности, и его собственная результативность следует отличать от результативности предприятия. Даже если речь идет о его директоре.

Практический опыт менеджеров позволил выработать целый ряд рекомендаций, которым необходимо следовать для более эффективной работы. Условно эти рекомендации можно разделить на три группы:

Правила начала дня

Необходимо начинать день с позитивным настроением.

Перед началом рабочего дня следует хорошо позавтракать, на работу следует отправляться без спешки.

По возможности начинайте работу в одно и то же время.

Начинайте рабочий день с проверки плана дня.

Сначала стремитесь решить ключевые проблемы, менее важные задачи оставьте на потом.

Начинайте работать сразу же, без раскачки.

Согласовывайте план с секретарем.

Правила середины рабочего дня

Избегайте действий, которые не были обдуманы и запланированы.

Выполняйте небольшие однотипные задачи последовательно, друг за другом.

Выделите среди рабочего дня небольшое время для отдыха, когда вам никто не будет мешать.

Следите за тем, чтобы и ваши действия, и действия подчиненных укладывались в запланированные сроки.

Промежутки между делами, а также время, связанное с ожиданием, следует заполнять другими делами.

Старайтесь поддерживать один и тот же темп работы, не работайте «рывками».

Стремитесь выделить время, когда интенсивность работы достигает своего пика: до этого момента работа должна развиваться по нарастающей, после этого момента активность должна убывать.

Правила конца рабочего дня

Не оставляйте на завтра неоконченных дел; по крайней мере, старайтесь, чтобы таких дел было как можно меньше.

Анализируйте, насколько эффективно вы работали в течение дня.

В конце рабочего дня запланируйте, что вы будете делать завтра.

Старайтесь уходить домой с хорошим настроением. 2

Наконец, дадим еще одну полезную рекомендацию. Определите, в какое время дня вы наиболее активны. Существует множество высказываний специалистов на этот счет, однако в них очень мало общего. А вызвано это тем, что цикл дневной активности у человека сугубо индивидуален, он зависит от привычек, особенностей организма и характера, а также от типа работы. Поэтому наиболее важные дела следует планировать на тот отрезок рабочего дня, когда вы обычно бываете максимально активны. На этот же период дня хорошо планировать и пик активности.

Основные причины невыполнения планов.

Любое планирование не имеет смысла, если не контролировать выполнение плана. Это так же справедливо для организаций, как и для отдельного человека. Поэтому необходимо особое внимание уделить контролю над тем, как вы выполняете поставленные перед собой задачи.

Контроль над выполнением планов предполагает оценку результатов и их сравнение с тем, что было запланировано.

Реальные и запланированные результаты нередко не совпадают. Для того чтобы избежать подобного в будущем, необходимо тщательно проанализировать причины того, что запланированное не совпадает с выполненным. Здесь есть три основных возможности:

планы были изначально нереализуемыми: вы поставили слишком высокую планку, которая была недостижима;

было приложено недостаточно усилий для реализации планов. Это ваша недоработка, а потому в будущем надо прилагать больше усилий;

планы не были реализованы из-за случайных обстоятельств, которые не зависят от вашей воли. Следовательно, вы были реалистичными в установлении целей и прилагали их достижению необходимые усилия. Единственное, в чем состоит ваша ошибка,- это то, что вы не выделили достаточно времени на решение непредвиденных проблем.

Очевидно, что каждая из этих возможностей позволяет сделать важные выводы, которые затем будут использованы при дальнейшем планировании. Помните, что много зависит от вашей честности с самим собой. Не сваливайте груз ответственности на других людей и обстоятельства, старайтесь быть хозяином своей жизни и нести ответственность за собственные поступки.

Иногда планы не реализуются по другим причинам. Перечислим их:

планы иногда не реализуются из-за того, что их слишком часто меняют. В конце концов, это приводит к путанице. Впрочем, не следует думать, что планы вообще не должны меняться. Иногда ситуация требует принятия интуитивных, моментальных решений, которые не были предусмотрены планом. Кроме того, время вносит свои коррективы в любой план, каким бы плодотворным и оригинальным он ни был. Другими словами, существует две крайности, которые необходимо избегать: с одной стороны, это слишком жесткое отношение к плану, с другой стороны, постоянные изменения, которые вообще сводят на нет саму идею плана;

проблемы с реализацией планов нередко возникают из-за того, что достижение целей требует выполнения слишком большого количества задач. В такой ситуации план рано или поздно превращается в нереализуемый. Поэтому при необходимости было бы целесообразно сесть и разобраться, в чем заключается причина такого положения. Обычно это просто неудачно поставленные цели или отклонение плана от генеральной, главной цели, в результате чего план превращается в совершенно неорганизованный перечень действий.